南京铁道职业技术学院会议费管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为进一步加强和规范我校会议费管理，贯彻落实《党政机关厉行节约反对浪费条例》,根据《中央和国家机关会议费管理办法》（财行〔2016〕214号）、《江苏省关于深化科技体制机制改革推动高质量发展若干政策》（苏发〔2018〕18 号）、《江苏省政府印发关于加快推进产业科技创新中心和创新型省份建设若干政策措施的通知》（苏政发〔2016〕107号）、《关于调整江苏省省级机关会议费开支综合定额标准的通知》（苏财行〔2017〕44号）、《江苏省省级机关会议管理补充规定》（苏财行〔2014〕55 号）、《江苏省党政机关会议定点管理实施细则》（苏财行〔2016〕8 号）等文件精神，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校及各二级学院（部）、处室、直属单位举办（含主办、承办）的各类会议，包括业务类会议和管理类会议。
业务类会议是指因教学、科研需要举办的学术会议、学术论坛、研讨会等。
管理类会议是指业务类会议之外的其他会议。
第三条 学校各类会议实行“分类管理与事前审批、定额控制与决算控制”相结合的管理体制。
第四条 会议费使用和管理职责如下：
会议举办者是会议费的直接负责人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理办法，依法、据实报销会议费。
学校各部门单位对使用本部门经费举办的会议承担管理和监督责任，加强政策宣传，督促办会人员合法、合规报销会议费。
财务处负责会议费的会计核算和财务管理，依据有关财经法律法规、学校会议费管理办法和审批结果，实施会议费报销管理和服务。
第二章 会议审批与管理
第五条 严格会议申报、审批程序。会议举办部门应在会议召开前履行会前审批手续，提前（原则上提前一周）编制会议预算，填写《南京铁道职业技术学院会议审批表》（详见附件 1），列明会议名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费预算和列支渠道等。
各部门单位举办会议的费用应纳入学院预算管理。会议预算按会议审批程序审批后报财务处审核。
第六条 学校各类会议审批权限如下：
（一）科研业务类会议：课题负责人召开科研业务会议，根据科研经费报销审批权限进行事前审批。
（二）其他会议（不含科研业务会议）：各部门单位举办除科研业务会议外的其他会议，根据财务报销审批权限进行事前审批。
第七条 各部门单位应加强会议管理，坚持厉行节约、反对浪费、规范高效、务实高效的原则，严格控制会议数量、会期、规模。业务类会议按照会议内容合理确定会议会期、规模，并合理控制工作人员数量；管理类会议会期一般不得超过2天（包含会议报到和离开时间），工作人员控制在会议代表的10%以内。
第八条 充分运用电视电话、网络视频等现代化信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。
第九条 各类会议应优先安排在学校内部的会议室、报告厅、培训中心等场所。确需安排在校外召开的，原则上应优先安排到政府采购范围内的定点饭店，或与学校执行协议价格的定点场所。不得到高档宾馆、会所、度假村和党中央、国务院明令禁止的风景名胜区等地方举办会议。
第十条 会议发生的费用应遵守学校招投标管理和合同管理的相关规定和要求。
第三章 会议费开支范围、标准和报销管理
第十一条 会议费开支范围包括住宿费、伙食费、会议场地租赁费、交通费、文件印刷费、办公用品、医药费等，其中交通费是指用于会议代表接送站、往返驻地与会场的用车费、会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
第十二条 会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下：
会议类别 |
住宿费 |
伙食费 |
其他费用 |
合计 |
各类会议 |
340 |
130 |
80 |
550 |
单位：元/人.天
（一）综合定额标准是会议费开支的上限，各类会议应在综合定额标准以内据实结算，超支部分不予报销。
（二）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；
（三）不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。
第十三条 下列费用纳入会议费开支范围，但可不计入会议费综合控制定额，可从相应的会议费等费用中据实列支：
（一）对确应工作需要，邀请国内外专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，以及会议期间发生的食宿费；
（二）会议向邀请参会学者、专家发放的咨询费、讲课费、评审费；
（三）会议发生的文献出版费、翻译费、代办费、设备租赁等费用。
（四）经批准的会议其他费用。
第十四条 全部使用财政拨款举办的会议，不得向参会人员收取费用；使用多渠道资金举办的会议，按照成本补偿原则，可以适度向参会人员收取会议费，但应在会议通知中明示。收取的会议费必须使用财务处提供的合法票据，款项及时解交学校银行账户，实行“收支两条线”管理，不得坐收坐支。
第十五条 会议举办单位可在会议开始前根据实际需要和相关协议、合同规定，办理部分款项的借款预付。借款预付时应提供会议通知或协议、会议审批单等。
第十六条 会议费报销实行“一会一报”方式。会议结束后，会议举办单位应及时汇总各项资料和票据，编制《南京铁道职业技术学院会议经费决算表》（附件2），统一办理会议费的报销和领用票据的核销手续，报销签字审批权限按财务报销管理办法执行。对超预算、超范围、超标准的开支不予报销。
第十七条 会议费报销时应提供下列材料：
（一）《南京铁道职业技术学院会议审批表》（附件 1）；
（二）《南京铁道职业技术学院会议经费决算表》（附件 2）；
（三）会议通知（包含会议议程等）；
（四）参会人员签到表，会议工作人员和志愿者名单等；
（五）费用报销单及相关原始有效票据（费用原始明细单据需票据开具单位盖章）；
（六）会议合同（协议）等其他相关材料。
第十八条 与校外单位合作举办的业务会议，会议结束后，会议经费如有结余，应及时转回学校账户，不得滞留在校外。
第四章 监督与问责
第十九条 各部门单位应严格执行会议费开支标准。严格会议用房标准，不得安排高档套房；严格控制会议用餐，严格控制菜品种类、数量和份量，尽量安排自助餐，严禁提供高档菜肴和香烟；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；会议期间不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品；会议场所原则上不制作背景板、不摆放花草、不提供水果。
第二十条 严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
第二十一条 各部门单位应当加强对会议举办活动和经费报销的内控管理，对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理，并自觉接受学校和其他有关部门的监督检查。
第二十二条 各部门单位应当将非涉密的会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在内部进行公示。
第二十三条 学校纪检监察、审计、财务等部门对各部门会议费管理及使用情况进行监督与检查。
第二十四条 违反本办法规定，依照国家相关规定追究相关人员责任，并责令其改正，追回违规资金。涉嫌违法的，移送司法机关处理。
第五章 附 则
第二十五条 本办法由财务处负责解释。
第二十六条 本办法自发布之日起施行。
附件：1.南京铁道职业技术学院会议审批表
2.南京铁道职业技术学院会议经费决算表
附件1：
南京铁道职业技术学院会议审批表
申请日期： 年 月 日
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会议名称 |
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会议类别 |
1.科研业务类会议□ 2.其他业务类会议□ 3.管理类会议□ |
会议主办单位 |
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校外协办单位 |
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会议主要内容 |
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会议时间 |
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会议地点 |
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参会人数 |
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工作人员数 |
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会议经费预算项目和名称 |
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会议开支 明细项目 |
1、住宿费___________2、伙食费___________3、会场费___________ 4、交通费__________5、办公用品________6、文件印刷费_________ 7、劳务费、专家费_______________ 8、其他 (请注明)________________________________________ |
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会议费预算 金额合计 |
大写: |
小写: |
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经办人：____________ 经费负责人: _____________ 部门负责人: _____________
财务处: ____________ 分管业务校领导: _____________ 校长: _______________
备注：
1.会议综合定额标准合计550元/人.天，其中：住宿费340元/人.天，伙食费130元/人.天，其他费用80元/人.天。
2.其他费用80元/人.天包括：会议场地租赁费、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。
3.科研业务会议：根据科研经费报销审批权限进行事前审批。
4.其他会议：根据财务报销审批权限进行事前审批。
附件2：
南京铁道职业技术学院会议经费决算表 决算日期： 年 月 日 附原始凭证 张 |
会议名称 |
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会议类别 |
1.科研业务类会议□ 2.其他业务类会议□ 3.管理类会议□ |
会议主办单位 |
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校外协办单位 |
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会议主要内容 |
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会议时间 |
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会议地点 |
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参会人数 |
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工作人员数 |
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会议经费预算项目和名称 |
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会议开支项目 |
1、住宿费 |
￥ |
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2、伙食费 |
￥ |
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3、会场费 |
￥ |
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4、交通费 |
￥ |
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5、办公用品 |
￥ |
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6、文件印刷费 |
￥ |
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7、医药费 |
￥ |
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8、其他 |
￥ |
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小 计 |
￥ |
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9、劳务费、专家费 |
￥ |
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10、其他 |
￥ |
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合 计 |
￥ |
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合计大写 |
人民币： |
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经 办 人：_____________ 经费负责人: ________________
部门负责人: _____________ 校 领 导: ________________
备注：
1.会议结束后及时编制会议决算，所有支出按“一会一报”原则一次性集中报销。
2.会议费报销请提供下列材料：
（1） 会议审批表、会议经费决算表；
（2） 会议通知单（包含会议议程）；
（3） 实际参会人员签到表、会议工作人员和志愿者名单等；
（4） 会议费报销单及相关原始明细单据（需票据开具单位盖章）等；
（5） 会议合同（协议）及其他材料等。
3、劳务费请通过酬金系统申报，实名发放至所得人个人银行卡账户。
